Ik ben een groot fan van David Allen’s ‘Getting things done’ (GTD) systeem.

In het kort komt het er op neer dat je je werkproces zo indeelt, dat dit zo min mogelijk mentale belasting veroorzaakt. Een vereiste hiervoor is dat je alle gedachten uit je hoofd haalt: elk idee of gedachte aan een volgende actie die je moet doen, wordt in een systeem verwerkt (ik gebruik hier zelf ‘Remember the Milk‘ voor).

In andere woorden: je tijdelijke geheugen (RAM) wordt op deze manier niet overbelast, wat er voor zorgt dat deze capaciteit gebruikt kan worden voor nuttigere dingen (zoals creatieve processen).

Hoewel het een uitgebreid systeem kan zijn, beslaat GTD ook een paar kleine handigheidjes. Een daarvan is gericht op de digitale communicatie tool die waarschijnlijk het meest gebruikt en misbruikt wordt binnen organisaties: e-mail.

De volgende aanpassing kost slechts 2 minuten om op te zetten, maar zal een stuk rust creëren.

Slim gebruik van de inbox

Vaak wordt de inbox gebruikt voor verschillende doeleinden, met als resultaat dat elke keer als je de inbox opent, er verschillende herinneringen in je hoofd opkomen. Zo staan e-mails waar nog wat mee moet gebeuren tussen de ongelezen e-mails, en staan er ook nog e-mails gemarkeerd met een vlaggetje. Daarnaast blijven de op te volgen e-mails in je beeld staan, waardoor de mentale afleiding eigenlijk continue aanwezig is.

Vanuit GTD perspectief is het veel handiger om deze verschillende aandachtstrekkers niet te combineren, maar juist te splitsen. Ga bijvoorbeeld uit van de volgende mappen:

1. Inbox. Dit is de plek om je inkomende mails in op te vangen. Vervolgens beslis je per inkomende mail wat er mee moet gebeuren: moet je actie ondernemen? Kan deze verwijderd worden? Is het een e-mail die ik moet bewaren?.
2. Actie. Hier zet je de mailtjes in waar je wat mee moet gaan doen: van sommige e-mails weet je dat de actie die daar op volgt veel tijd zou kunnen kosten. Door deze e-mails uit de inbox te halen en in deze map te zetten, heb je een helder overzicht van e-mails die wat meer tijd kosten om te beantwoorden. Afhankelijk van je eigen systeem zal je van elke mail in deze map ook een actiepunt moeten maken en die in je actielijst zetten (vanuit GTD perspectief aan te raden!).
3. Wachten op. Bij elke verstuurde mail waarna je moet wachten op een reactie van de ontvanger, kan je je eigen e-mailadres in de BCC zetten. Door gebruik te maken van een automatische regel in je e-mailprogramma, kan je al deze e-mails vervolgens in deze map binnen laten komen. Zo heb je een volledig overzicht van verstuurde e-mails waarvan je een reactie verwacht.
4. Archief. Zet hier alle e-mails in die je belangrijk vindt om te bewaren. Uiteraard kan je dit ook nog onderverdelen in mappen gerelateerd aan projecten, klanten, collega’s, etc. Zorg er wel voor dat je het aantal mappen minimaliseert, anders is het overzicht weg. En geloof mij: de zoekfunctie is een stuk sneller dan handmatig e-mails opzoeken.

Bovenstaande indeling is natuurlijk persoonlijk: probeer zelf te ontdekken wat voor jou het prettigste werkt. Uiteraard zijn er meer tips wat betreft e-mail te bedenken om ‘inbox zero’ te krijgen (zoals het gebruik van filters), maar deze wilde ik graag delen vanwege de grote effectiviteit.

Geen artikel meer missen? Abonneer je gratis via RSS of e-mail.