Informatiestress verminderen in 2 stappen

informatiestressOm slim online te werken in de huidige informatiemaatschappij is het niet voldoende om alleen maar een aantal digitale trucs en tools te leren. Je productiviteit kan er natuurlijk door omhoog gaan, maar vaak zit je hoofd nog steeds vol met informatie en herinneringen. Gevolg: op lange termijn ontstaat er alsnog informatiestress.

Als kenniswerker heb je daarom een systeem nodig met dagelijkse gewoontes om de constante stroom van informatie en taken te verwerken. Door zo’n zelforganisatie behoud je focus en belast je je hersenen niet met onnodige prikkels. Daardoor hebben jouw hersenen meer ruimte om over iets na te denken, in plaats van continue ergens aan te denken!

Om die reden draait deze post niet om technologie, maar om een algemene aanpak van de informatiestroom. Omdat de principes er achter veel leerzamer zijn dan het leren om op een bepaalde knop te klikken. Als je eenmaal die achterliggende principes kent, zal je minder afhankelijk zijn van een specifieke applicatie en minder in de stress schieten als een knop door een software update verdwenen is. Je hebt immers een basissysteem dat je dan weer kan inrichten na de update! Deze gewoontes helpen je in verschillende activiteiten en toepasbaar zijn binnen veel online tools.

In essentie kan je informatiestress in 2 stappen verminderen door
1) alle binnenkomende informatie centraal te verzamelen; en
2) regelmatig deze verzamelde informatie te verwerken.

Hoe je met de daarop volgende acties zelf omgaat en welke tools daarbij handig zijn zal ik later bespreken.

1. Informatie centraal verzamelen: richt een aantal inboxen in

inbox overloadE-mail, documenten, tweets, whatsapp berichten, notities, sms’jes, voicemails, Facebook meldingen: er komt nogal wat informatie op ons af. In 2010 gaf Eric Schmidt (toenmalig CEO van Google) aan dat ‘we’ elke 2 dagen meer informatie creëren dan de mensheid in zijn geheel tot 2003 heeft geproduceerd. Overzicht houden in deze continue informatiestroom begint dan ook bij het verzamelen van die informatie. Op die manier word je bijvoorbeeld niet geleefd door binnenkomende e-mails.

Het principe hier is eenvoudig: verzamel alle informatie die binnenkomt in een beperkt aantal inboxen. Net zoals mail binnenkomt in het ‘postvak in’ en post via de brievenbus, kan je ook alle handgeschreven notities in een inbox opvangen. Hetzelfde geldt voor digitale bestanden waar je nog iets mee moet doen: maak voor deze bestanden een inbox map op je bureaublad.

En wat te denken van alle gedachten en ideeën die bij je naar boven komen? Verlos je hersenen en verzamel ze in een inbox zoals een (online) notitieboekje zoals Evernote. Vanuit je smartphone kan je jezelf ook razendsnel een e-mail sturen via de Captio iOS app.

Door het gebruik van deze inboxen behoud je controle over alle binnenkomende informatie.
Er zijn 2 belangrijke spelregels bij dit principe:

  1. Beperk het aantal inboxen.
    Als je tientallen verzamelplekken hebt, is er nog steeds geen overzicht.
  2. Verwar verzamelen niet met organiseren.
    Ga binnenkomende informatie dus niet alvast indelen op onderwerp en/of prioriteit. Het is veel handiger om alles in een algemene inbox te stoppen en deze inbox op bepaalde momenten leeg te maken. Anders ben je alsnog constant bezig met informatie te verwerken. Als je een vaste plek van verzamelen hebt van waaruit je later gaat werken, wordt je ook niet afgeleid door de binnenkomende informatie en behoud je je focus.

2. Informatie verwerken: de inboxen regelmatig legen

stapel papierEen stapel post op de deurmat wordt vaak verwerkt omdat je anders struikelt als je naar buiten wilt gaan. Hetzelfde geldt voor de hiervoor genoemde (online) inboxen die je gebruikt om informatie te verzamelen: deze moeten ook regelmatig geleegd worden om overzicht te houden. David Allen (auteur van de bestseller ‘Getting Things Done’) is hierin de goeroe met een uitgebreid systeem. Hij geeft aan dat het legen van de inboxen niets te maken heeft met het direct afmaken van wat aanwezig is in je email, notitieboek of voicemail. Nee, het gaat om het legen van de inboxen en beslissen wat je er mee gaat doen .

Het is net zoals de post op de deurmat: sommige reclames gaan gelijk in de prullenbak, maar brieven van de bank of het energiebedrijf leiden vaak tot een actie die je moet ondernemen. Je deurmat is weer leeg, zonder dat je gelijk op de fiets naar de bank gaat. Dit doen we namelijk wanneer het ons het beste uitkomt. Hetzelfde geldt voor je werk inboxen: je hoeft niet gelijk elke actie uit te voeren als er iets in je inbox komt. Een takenlijst biedt dan uitkomst.

Hoe kan je de inboxen het beste verwerken?

Het gaat te ver om het gehele model van Getting Things Done hier uiteen te zetten. Maar je zult zien dat je informatiestress een stuk minder is als je als volgt te werk gaat bij het legen van de inboxen:

  1. Behandel elk item uit de inboxen en neem een van de volgende beslissingen. Sla niets over, zodat je alle stapels wegwerkt. Het uitzicht op stapels leidt alleen maar af en bezorgt je stress.
  2. Kan iets weg? Gooi het gelijk weg.
  3. Is het informatie dat alleen ter referentie gebruikt kan worden? Archiveer het direct in het juiste archief of map.
  4. Moet iemand anders iets met de informatie doen? Delegeer deze taak door dit door te sturen en noteer dit in een wachten op lijst als je een reactie hierop verwacht.
  5. Moet je zelf iets doen aan de hand van de informatie en kan dit binnen 2 minuten? Voer deze opvolgende actie dan meteen uit. Dit geeft een goed gevoel én het bespaart tijd om de actie op je takenlijst te zetten.
  6. Volgt er een opvolgende taak waar je meer dan 2 minuten mee bezig bent? Ga dit niet direct doen, maar zet deze actie dan in je takenlijst. Het zit dan niet in je hoofd, maar wel in je systeem.
  7. Moet je de opvolgende actie op een specifiek tijdstip of dag uitvoeren? Zet het in je agenda of zet het in je takenlijst op een specifiek tijdstip.
  8. Verwerk de inboxen regelmatig tot ze leeg zijn. Zo voorkom je dat ze overvol raken, en zorg je dat dit systeem een gewoonte wordt waar je op terug kan vallen.

Dat de inboxen leeg zijn betekent niet dat je alle acties die daar uit komen al gedaan moet hebben: daar heb je je takenlijst en agenda voor. Handige tips en tools daar voor behandel ik een volgende keer.

Ook slimmer online werken in 60 minuten?? #sow60!

Het verminderen van informatiestress zal een van mijn 8 onderwerpen zijn in het nog uit te komen boek Slimmer werken in 60 minuten dat ik samen met Frankwatching en Haystack zal uitbrengen voor een lage prijs. Lees er alles over op mijn Facebook pagina of volg de Twitter hashtag #sow60!

Geschreven door Stephan ten Kate.
Geen artikel meer missen? Abonneer je gratis via RSS of per e-mail.

Pagina delen: Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedin