Sociale media principes en kennismanagement kan een gouden combinatie zijn, zoveel werd vrijdagochtend duidelijk bij Winkwaves hun Oud Hollandsche koffietafel over het nieuwe werken. Tijdens deze meeting ging Rene Jansen in op de waarde van een sociaal intranet. Ook al leek het verhaal in grote lijnen op een eerder artikel, de daaropvolgende discussie voegde daar toch weer extra aspecten aan toe. Is de term sociale media bijvoorbeeld wel een goede voor een veranderingstraject gericht op een sociaal intranet om medewerkers en management te motiveren?

Update: ondertussen heeft Winkwaves er ook zelf een leuke blog over geschreven.

Verschillende benaderingen voor sociale media

Sociale media zijn vanuit meerdere niveaus te bekijken:

1) Ten eerste kun je sociale media benaderen als communicatie media, tools waardoor je berichten kunt uitwisselen of bepaalde boodschappen kunt uiten. Dit is voornamelijk een operationeel niveau.

2) Ten tweede zorgen social media er voor dat er communities ontstaan aan de hand van een gemeenschappelijke interesse. Deze benadering is te omschrijven als tactisch.

3) De derde benadering is misschien het minst bekend, en richt zich op de strategische impact van sociale media op organisaties.

Juist deze laatste benadering kan interessant zijn voor organisaties die sociale media principes intern willen inzetten, zoals een sociaal intranet. Een sociaal intranet raakt namelijk alle aspecten van een organisatie. Die impact op een eventuele transformatie van de organisatie komt goed naar voren als je dit vanuit drie invalshoeken bekijkt: economisch, identiteit en kennis & innovatie.

Hoe sociale media de transactiekosten van organiseren verlagen

Vanuit economisch perspectief kan (een beetje zwart-wit) gesteld worden dat er twee vormen van organiseren en samenwerken zijn. De eerste is er de markt, waarop vraag en aanbod elkaar treffen. Ten tweede de ‘firm’ waarmee samenwerking voor langere termijn wordt vastgelegd. Dit laatste zie je natuurlijk terug bij alle organisaties, die daarbij een organisatiestructuur hebben en indrukwekkende flow charts van alle processen die binnen de organisatie plaatsvinden. Het gevaar hier bij is dat een organisatie soms ook een beetje doordraaft en zo het echte werk dat een organisatie uitvoert voorbij laat varen.

Aan de andere kant zie je dat sociale media een grote impuls hebben gegeven aan het marktperspectief. Ze verlagen de drempels om zonder een echte organisatie toch activiteiten te ontplooien. In andere woorden: de transactiekosten om via de markt samen te werken zijn gigantisch gedaald. Betekent dit dan het einde van de organisatie in zijn algemeenheid?

Versterking van een organisatie’s identiteit door sociale media

Aangezien organisaties uit een verscheidenheid aan mensen bestaan, bestaan er ook een verscheidenheid aan verhalen en gesprekken over de organisatie. Hierdoor hechten deze medewerkers (én klanten) een bepaalde betekenis aan het onderdeel zijn van een organisatie. Sociale media hebben er voor gezorgd dat deze verhalen op een laagdrempelige manier te uiten zijn, maar ook dat ze met elkaar verbonden worden. Met andere woorden: dit continue proces zorgt voor een constante herdefiniëring van de identiteit van de organisatie.

Dit zorgt er natuurlijk voor dat mensen zich verbonden kunnen voelen met de organisatie en daardoor ook gemotiveerd zijn om zich voor een organisatie in te zetten. Oftewel, sociale media bieden organisaties juist mogelijkheden ten opzichte van de markt in termen van verbondenheid en identiteit. In die hoedanigheid kan een sociaal intranet een grote rol spelen.

Sociaal intranet en ‘stand out from the wisdom of the crowd’

Het ‘wisdom of the crowd’ principe legt uit dat de kennis van een grote groep mensen vaak net zo waardevol kan zijn als van een enkele expert. Door sociale media zie je dat er veel meer kennis gedeeld wordt en dat mensen dat ook graag doen (zie bijvoorbeeld #durftevragen). De vraag is of je als organisatie dan nog wel bestaansrecht hebt, aangezien er zoveel kennis online aanwezig is buiten de organisatie en mensen blijkbaar graag anderen helpen.

Rene Jansen geeft aan dat er weldegelijk een bestaansrecht is, aangezien the wisdom of the crowd niet ’the holy grail’ is. Hij geeft hier meerdere redenen voor: a) de kennis is niet altijd uniek: vaak is het algemene kennis die je op elke organisatie kan toepassen; b) er wordt alleen naar bestaande kennis gevraagd: als je vroeger zou vragen of de aarde plat of rond was zou je ook als antwoord krijgen dat deze plat was; c)mensen delen vaak kennis om zichzelf graag te profileren, waardoor de kwaliteit van die kennis twijfelbaar is.

Aan de andere kant biedt het sociale netwerk binnen een organisatie juist unieke kennis die toegespitst is op de specifieke situatie van de organisatie, niet alleen kennis van nu maar ook kennis die op de toekomst gericht is. En omdat medewerkers verbonden zijn met de identiteit van de organisatie, willen zij zich ook inzetten om deze kennis te delen. Dit alles geeft nog meer het belang en waarde aan van een sociaal intranet op het gebied van kennis en innovatie.

Sociale media en een semantische discussie

Na deze uiteenzetting komt een aardige discussie los over de inzet van een sociaal intranet en hoe je die nu implementeert. Een sociaal intranet zoals Winkwaves’ kenniscafe gaat eigenlijk niet over een technologische oplossing, maar meer over een verandering dat impact kan hebben op de organisatie’s gehele DNA. Met andere woorden: zo’n implementatie werkt alleen in een breder veranderingstraject.

Ook wordt meteen duidelijk dat bij presentaties als deze, en voornamelijk bij het ‘verkopen’ van een sociaal intranet aan de directie, je goed op moet letten welke woorden en termen je gebruikt. Zo denkt men bij de term ‘sociale media’ vaak aan marketingactiviteiten, en heeft het tevens soms een negatieve connotatie. Dit terwijl een intranet gestoeld op sociale media principes veel meer is dan marketing en weldegelijk een positieve invloed heeft op de organisatie.

Tevens komen tijdens de bespreking de woorden ‘interventie’ en ‘verhuizing’ aan de orde in relatie tot de implementatie van een sociaal intranet. Ook hier wordt de kracht van semantiek duidelijk: ‘interventie’ klinkt namelijk sterk als een ingreep of inmenging, waardoor de kans bestaat dat de medewerkers een negatief beeld van een sociaal intranet kunnen krijgen. Een sociaal intranet kan dan bijvoorbeeld beter verwoord worden als een katalysator voor bepaalde processen. Het woord ‘verhuizing’ zou misschien teveel worden ervaren als een radicale omslag, terwijl een sociaal intranet juist een toevoeging en verrijking kan zijn voor de huidige manier van organiseren en samenwerken.

Presentatie sociaal intranet

Bovenstaand is een interessant verhaal en geeft richting aan de toekomst van organiseren en innoveren. Voor een meer visuele weergave er van is hieronder een soortgelijke presentatie van Rene Jansen in te zien:

Pagina delen: